재직·경력증명서 작성기 · 사장님용

직원이 달라고 하면 꼭 내줘야 한다

재직증명서와 경력증명서는 근로기준법에서 "사용증명서"라고 부릅니다. 직원이 청구하면 사장님은 사실대로 적은 증명서를 즉시 내줘야 하고, 그만둔 직원이 요청해도 마찬가지입니다(근로기준법 제39조). 5인 미만 가게에도 적용됩니다.

• 청구할 수 있는 사람: 계속해서 30일 이상 일한 직원(알바 포함)
• 청구 기한: 퇴직 후 3년 안
• 내주지 않으면: 500만 원 이하 과태료 대상(근로기준법 제116조)

증명서에 적는 것

법으로 정해진 양식은 없습니다. 보통 아래 내용을 적고, 회사 이름과 대표자 이름 옆에 직인을 찍습니다.

• 직원 성명(필요하면 생년월일), 소속·직위·담당 업무
• 재직 기간 — 재직증명서는 "입사일 ~ 현재", 경력증명서는 "입사일 ~ 퇴사일"
• 회사 이름, 사업자등록번호, 주소, 발급일
• 용도(제출처) — 은행·관공서처럼 제출할 곳이 있으면

근무 기간은 입사일과 마지막 날을 모두 넣어 셉니다. 예를 들어 2025년 3월 2일에 입사해 2026년 3월 1일까지 일했으면 1년, 2026년 10월 31일까지 일했으면 1년 7개월입니다.

적으면 안 되는 것

• 직원이 요구하지 않은 사항 — 증명서에는 직원이 요구한 사항만 적어야 합니다(제39조②). 임금이나 퇴직 사유는 요청할 때만 적습니다
• 사실과 다른 내용 — 근무 기간이나 직위를 부풀리거나 줄여 쓰면 안 됩니다
• 다른 회사 취업을 막으려는 표시나 암호 — 비밀 기호나 명부로 취업을 방해하는 것은 금지입니다(제40조)
• 주민등록번호 — 양식에 꼭 필요한 항목이 아닙니다. 제출처에서 요구하면 직원이 직접 적게 하는 편이 안전합니다